Автоматизація бухгалтерського обліку
Бухгалтерія консервативна. Подвійна запис відома шість століть, журнали-ордери — c початку двадцятого століття. І ось з 90-х років країну накрила хвиля комп'ютеризації. Розберемося, що це таке, розглянемо переваги і механізми переходу від ручної праці до використання спеціалізованих додатків.
Що таке автоматизація бухгалтерського обліку?
Автоматизований бухгалтерський облік передбачає передачу частини функцій від людини до техніки, в тому числі:
- проведення математичних обчислень (обчислення податків і зборів, підсумкових сум),
створення вибірок і зведених звітів;
зберігання відомостей (довідники, журнали),
заповнення бланків (накладних, рахунків-фактур).
Покладання на техніку перерахованих завдань не означає, що роль фахівця знецінилася. Навпаки, навантаження на нього зростає – він приймає рішення про спосіб відображення операцій в системі, проводить аналітичні і контрольні процедури, виконує первинну реєстрацію документів у базі. За посиланням - https://ukrzvit.ua/m_e_doc можна знайти програму Медок, яка дозволить автоматизувати здачу звітності.
Володіння інформаційними технологіями має на увазі відповідну кваліфікацію, отже, і більш високу оплату праці.
Якщо скоротити штат і заощадити на заробітній платі не вийде (див. законна організація скорочення персоналу), то навіщо ж марнувати паперове діловодство в електронний вигляд?
Перерахуємо переваги, які дає автоматична бухгалтерія:
- швидке та безпомилкове заповнення реквізитів (у рахунках, рахунках-фактурах, товарно-транспортних накладних, видаткових ордерах, платіжних дорученнях);
оперативна обробка інформаційного масиву;
подання аналітики в наочному вигляді (діаграми, графіки, таблиці);
формування різноманітних регістрів (розрахунково-платіжних відомостей, касової книги, книг продажів і покупок);
зменшення кількості паперів;
миттєвий обмін інформацією між підрозділами, між керівником і підлеглими;
виняток арифметичних помилок;
спілкування через Інтернет з контролюючими державними органами, банками;
прозорість і підконтрольність фінансово-господарської діяльності;
швидка реакція на зміни в законодавстві.
Кому необхідна автоматизація бухгалтерії
Обходяться без комп'ютера лише мікропідприємства, яким закон дозволяє здавати паперову звітність. Інші економічні суб'єкти зобов'язані переводити дані в цифровий вигляд. В результаті навіть середні і малі фірми хоча б частково використовують в бухобліку комп'ютери.
Керівники і власники, завдяки технологіям, знають стан фінансів, кількість товарів на складах, поточну виручку. Господарські та розрахункові операції відстежуються в реальному часі. Регулярний контроль над активами зводить до мінімуму ймовірність зловживань. Багаторазово зростають варіанти угруповання, вибірки, багатоступінчастого сортування інформації; розширені можливості підвищують якість управлінських рішень.
Бухгалтери звільняються від рутинних математичних дій, заповнення бланків і складання відомостей. Збільшується час для проведення контрольних перевірок, підвищення кваліфікації, взаємодії з контрагентами.
Працівники протягом декількох хвилин отримують довідки та виписки з фінансово-економічної та кадрової служб.
Налагоджений документообіг виключає виробничі простої або затримку відвантаження зі складу з-за довгого оформлення накладних і рахунків. Підписані електронним підписом акти і рахунки-фактури доходять до покупців за мить замість декількох днів.
Навіть відправлені за кілька хвилин до завершення дня звіти приймаються до податкової або фондів, і штрафи за несвоєчасне їх подання не призначаються.
Підготовчі процедури
Сучасні технології дороги. Однак не тільки через ціну до їх вибору потрібно підходити відповідально. Зміна програми з одного на інше призводить до незапланованих витрат грошей і сил, вносить серйозний дискомфорт в колектив. Перехідний період загрожує помилками, наслідки яких-штрафні санкції або необґрунтовані переплати до бюджету.
Щоб уникнути проблем впровадження нововведень відбувається поетапно.
Перший етап-збір та систематизація інформації
Вивчаються внутрішньофірмові акти:
- Облікова політика;
План рахунків;
посадові інструкції працівників, задіяних у процесах (в тому числі комірників, кадровиків, постачальників, представників відділу продажів).
Аналізується порядок і механізми обробки документації:
- графік документообігу;
маршрути руху інформації;
розподіл службових обов'язків.
Проведена підготовка виявляє масштаби майбутнього оновлення – які служби потребують загальній базі, а які — в автономності, зупинитися на локальній або взаємодія відбувається в мережевому режимі. Виявляються слабкі і сильні сторони документообігу. Приймається рішення про реорганізацію штату або про збереження існуючої структури.
Розробники реляційних баз характеризують перераховані кроки як оптимізацію.
Другий етап – складання техзавдання
Після проведеного узагальнення та аналізу даних Керівник формулює технічне завдання.
Остаточно затверджується:
- структура бухгалтерії (посади та функціонал);
перелік та особливості формованих документів і регістрів (рекомендується дотримуватися ОКУД для полегшення завдань програмістів);
масштаб комп'ютеризації (в рамках одного підрозділу або комплексно, зачіпаючи всі виробничі одиниці);
виділений бюджет, з урахуванням подальшого обслуговування.
Важлива складова — розробка класифікаторів і методів кодування. Грамотний підхід до цього питання мінімізує ризики дублювання позицій і засмічення аналітичних зведень.
Наприклад, двічі введена в базу назва матеріалу здатна внести плутанину в інвентаризацію, спотворити розмір матеріальних витрат. Повторення в довіднику контрагента завищує дебіторську і кредиторську заборгованості, ускладнює звірку взаєморозрахунків.
Третій етап – підбір програмного забезпечення
Потім здійснюється пошук і покупка ПЗ. Визначальні критерії при цьому:
- величина витрат на покупку, впровадження та супровід;
сумісність з встановленою операційною системою;
можливість і вартість навчання персоналу;
представленість в регіоні обслуговуючих фірм;
відповідність потребам користувачів;
технічні параметри наявного обладнання;
наявність мережевої та локальної версій.