РОЗПОРЯДЖЕННЯ ІЗЮМСЬКОГО МІСЬКОГО ГОЛОВИ
Про затвердження додаткових заходів
щодо забезпечення запитувачів
до публічної інформації
Дивись "Подробнее"
На виконання вимог статті 14 Закону України " Про доступ до публічної інформації", керуючись статтями 42 та 59 Закону України " Про місцеве самоврядування в Україні ", розпоряджаюся:
1. Затвердити форму запиту на інформацію (Додаток 1).
2. Затвердити інструкцію щодо подання та розгляду запиту на інформацію (Додаток 2).
3. Затвердити тимчасову інструкцію щодо порядку обробки запитів відповідальними особами з питань запитів на інформацію ( Додаток 3)
4. Визначити спеціальні місця для роботи запитувачів з документами чи їх копіями:
4.1. основне (головне) робоче місце відповідальної особи для забезпечення доступу запитувачів до інформації (спеціальне місце для роботи запитувачів з документами чи їх копіями) - кімната № 21 на другому поверсі адміністративної будівлі, що на площі Центральній,1 телефон/факс: 2 -13 - 69, e-mail: mvk@ukrpost.ua;
4.2. додаткові спеціальні місця для роботи запитувачів з документами: виключно для можливості робити фотокопії документів та робити виписки з них:
- в приміщенні архівного відділу апарату виконавчого комітету Ізюмської міської ради за адресою: площа Радянська,10, другий поверх.
- в приміщенні відділу землевпорядкування, містобудування, архітектури та ГІС апарату виконавчого комітету Ізюмської міської ради за адресою: вул. Соборна, 50.
5. Встановити, що на період розробки офіційного сайту Ізюмської міської ради акти та проекти актів органів самоврядування територіальної громади міста Ізюм будуть розміщуватися на офіційній сторінці сайту за адресою http://www.izyum.info. Розділ "Офіційно".
6. Керуючому справами виконавчого комітету Ізюмської міської ради Ольховському О.Г. забезпечити спеці-альні місця для роботи запитувачів з документами чи їх копіями, необхідною офісною технікою.
7. Керівникам виконавчих органів Ізюмської міської ради, керівникам комунальних підприємств територіальної громади міста Ізюм видати відповідні накази. Копії наказів надати на адресу керуючого справами виконавчого комітету Ольховського О.Г.
8. Термін виконання даного розпорядження - 10 травня 2011року.
9. Контроль за виконанням даного розпорядження залишаю за собою.
О.Божков, міський голова.
Додаток 1 до розпорядження Ізюмського міського голови №198 від 06.05.2011 р.
Виконавчий комітет Ізюмської міської ради
Відповідальній особі з питань забезпечення доступу до інформації
Бондаренку М.М.
64309, м.Ізюм, Харківської області, площа Центральна,1
Телефон/факс - 0574321369
e-mail - mvk@ukrpost.ua
________________________
(прізвище, ім\'я та по батькові для громадян, назва, відповідно до державної реєстрації для юридичних осіб, інших запитувачів, поштова адреса або адреса електронної пошти, номер засобу зв\'язку)
Запит на інформацію
Відповідно до статті 19 Закону України " Про доступ до публічної інформації " прошу надати мені, повідомити мене, дати можливість зробити фотокопію, виписку (необхідне треба підкреслити) з документів, надати інформацію
________________________
(вказується загальний опис інформації, вид або назва, реквізити чи зміст документа, щодо якого робиться запис, якщо запитувачу це відомо, також вказується засіб отримання відповіді, особисто, поштою, електронною поштою)
Дата
Особистий підпис запитувача інформації
Додаток 2 до розпорядження Ізюмського міського голови №198 від 06.05.2011 р.
Інструкція щодо процедури подання та розгляду запиту на інформацію
Розміщується на зворотній стороні бланку запиту на інформацію
1. Запит на інформацію - це прохання особи до розпорядника інформації надати публічну інформацію, що знаходиться у його володінні.
2. Запит на інформацію може бути індивідуальним або колективним. Запити можуть подаватися в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, стаціонарним телефонним зв\'язком, електронною поштою) на вибір запитувача.
3. У верхній частині запиту на інформацію запитувач зазначає розпорядника інформації, у володінні якого знаходиться інформація, його поштова адреса, номер засобу зв\'язку з запитувачем.
4. У запиті на інформацію запитувач вказує своє прізвище, ім\'я та по батькові (найменування), поштову адресу, або адресу електронної пошти, номер засобу зв\'язку (якщо наявний) та спосіб отримання інформації, зазначає загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо.
5. Розпорядник інформації надає відповідь на запит на інформацію не пізніше п\'яти робочих днів з дня отримання запиту.
У разі, якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь надається не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.
Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обгрунтованим.
У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п\'ятьох робочих днів з дня отримання запиту.
6. Інформація на запит надається безкоштовно.
У разі, якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більш як 10 сторінок, запитувач зобов\'язаний відшкодувати фактичні витрати на копіювання та друк.
При наданні особі інформації про себе та інформації, що становить суспільний інтерес, плата за копіювання та друк не стягується.
7. Рішення, дії чи бездіяльність розпорядників інформації можуть бути оскаржені до керівника розпорядника, вищого органу управління або суду.
Додаток 3 до розпорядження Ізюмського міського голови №198 від 06.05.2011 р.
Тимчасова інструкція щодо порядку обробки запитів відповідальними особами з питань запитів на інформацію
У роботі щодо обробки запитів на інформацію необхідно користуватися законами України "Про доступ до публічної інформації", "Про інформацію ".
1. Надходження запитів на інформацію.
Запити на інформацію (далі - запит ) надаються особисто або засобами зв\'язку на окремо визначену адресу розпорядника інформації:
- поштою;
- електронною поштою;
- стаціонарним телефонним зв\'язком;
Увага! Запити за допомогою мобільного телефонного зв\'язку не приймаються.
Адреса (зміна адреси) розпорядника інформації для отримання запиту визначається розпорядженням (наказом) розпорядника інформації.
2. Реєстрація запитів.
Реєстрація запитів та відповідей на запити проводиться відповідальною особою в системі електронного документообігу FossDoc.
На період внесення відповідних змін до системи електронного документообігу FossDoc реєстрація запитів проводиться в окремому журналі, який має наступні розділи:
- порядковий номер запиту;
- дату надходження (реєстрації);
- ім\'я (найменування) запитувача;
- поштову адресу або адресу електронної пошти;
- номер засобу зв\'язку, якщо такий є;
- загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;
- відмітку про виконання запиту;
- номером справи зберігання.
3. Попередня обробка запиту на інформацію
3.1. Запит, що подається особисто, на паперовому носії, сканується з наступним занесенням в систему електронного документообігу FossDoc.
3.2. Запит, що подається особисто на магнітному носії попередньо перевіряється на відсутність вірусів та заноситься в систему електронного документообігу FossDoc.
3.3. Запит, що надається електронною поштою реєструється в системі електронного документообігу FossDoc. Якщо у запиті не чітко сформульована вимога запитувача, відповідальна особа відправляє зі свого робочого місця звернення на адресу електронної пошти запитувача.
У клопотанні зазначаються:
- незрозумілі для відповідальної особи частини змісту запиту;
- прохання про надання ще одного запиту;
- зміст інструкції, щодо процедури подання та розгляду запиту на інформацію. За наявністю номера стаціонарного телефонного зв\'язку відповідальна особа може встановити відповідний зв\'язок з запитувачем і викласти своє звернення. Такий зв\'язок фіксується на жорсткому диску
3.4. Запит, що надходить за допомогою стаціонарного телефонного дзвінку фіксується на жорсткому диску комп\'ютера, що знаходиться на робочому місці відповідальної особи.
Відповідальна особа контролює і при необхідності просить запитувача надати інформацію про себе відповідно до Інструкція щодо процедури подання та розгляду запиту на інформацію.
Зафіксований аудіо запис розшифровується відповідальною особою з наступним заповненням електронної реєстраційної картки запиту в системі електронного документообігу FossDoc.
4. Підготовка відповіді на запит на інформацію.
Отримавши та зареєструвавши запит відповідальна особа проводить аналіз змісту запиту, систематизацію, аналіз щодо можливості задоволення запиту, визначення термінів підготовки та надання відповіді на запит.
У необхідних випадках надає консультації запитувачам під час оформлення запиту.
Під час підготовки відповідей на запит відповідальна особа має право на отримання інформації від керівників структурних підрозділів розпорядника необхідної інформації, з місць, де така інформація зберігається.
Для отримання інформації відповідальна особа готує письмовий запит за своїм підписом, в якому зазначається зміст та тип носія інформації.
Наприклад:
- оригінал документа для виготовлення фотокопії;
- копія документа на паперовому носії, завірена належним чином та електронне зображення документа в форматі текстового редактора Word;
- в окремих випадках - оригінал аналітичної інформації на паперовому носії, підписаної керівником підрозділу, який готував інформацію та електронне зображення цього документа в форматі текстового редактора Word.
5. Надання відповіді на запит на інформацію.
Відповідь на запит готується у відповідності до вимог, зазначених у запиті на інформацію на офіційному бланку розпорядника інформації.
Відповідь на запит складається з двох документів ( документів відповіді на запит ), а саме:
- безпосередньо документів, інформації, що запитується;
- супроводжувального листа, в якому наводиться перелік документів, що надаються запитувачу.
Документи відповіді підписуються відповідальною особою, і реєструються, як вихідний документ за спільним номером реєстрації в системі електронного документообігу FossDoc.
У випадках необхідності надання відповіді на адресу електронної пошти заявника або на зйомний маг- нітний носій заявника, відповідь разом з супроводжувальним листом виготовлюється на паперовому носії, підписується відповідальною особою, сканується у форматі pdf і в такому форматі переноситься на зйомний магнітний носій або відсилається запитувачу на вказану адресу електронної пошти.
Такий лист реєструється, як вихідний документ в системі електронного документообігу FossDoc.
Електронні документи відповіді на запит зберігаються в системі електронного документообігу FossDoc. Документи відповіді на запит на паперовому носії зберігається на робочому місці відповідальної особи та формуються в окрему справу. Реєстра- ційний номер такої справи повинен співпадати з номером реєстрації в системі електронного документообігу FossDoc.
У випадках, коли запитувач інформації має бажання зробити і зробив виписки з документа або фотокопію документа, відповідальна особа готує листа на ім\'я запитувача в якому зазначається, що запитувачем були проведені відповідні дії з описом документа та кількості виписок або копій. Такий лист реєструється, як вихідний документ в системі електронного документообігу FossDoc.
6. Терміни обробки запиту на інформацію.
Відповідальна особа надає відповідь на запит на інформацію не пізніше п\'яти робочих днів з дня отримання запиту. Відповідь на запит підписує відповідальна особа.
У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь надається не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.
Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обгрунтованим.
У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п\'ятьох робочих днів з дня отримання запиту.
Відповідальна особа розпорядника, який не володіє запитуваною інформацією, але якому за статусом або характером діяльності відомо або має бути відомо, хто нею володіє, зобов\'язаний направити цей запит належному розпоряднику з одночасним повідомленням про це запитувача з відповідною реєстрацією в системі електронного документообігу FossDoc.
У такому разі відлік строку розгляду запиту на інформацію починається з дня отримання запиту належним розпорядником.
7. Відмова або відстрочка в задоволенні запиту на інформацію.
Рішення про відмову або відстрочку в задоволенні запиту приймається відповідальною особою на підставах, встановлених статтею 18 Закону України "Про доступ до публічної інформації ".
Відповідь про відмову в наданні або відстрочку в задоволенні запиту надається в письмовій формі на офі- ційному бланку розпорядника інформації, підписується відповідальною особою і відправляється поштою на адресу запитувача. Також відповідь про відмову або відстрочку може надаватися особисто запитувачу з обов\'язковим особистим розписом запитувача в журналі вихідної документації.
В окремих випадках, на вимогу запитувача інформації, відповідь може надаватися на адресу електронної пошти або зйомний магнітний носій.
В таких випадках рішення про відмову в наданні або відстрочку в задоволенні запиту сканується у форматі pdf і в такому форматі переноситься на зйомний магнітний носій або відсилається запитувачу на вказану адресу електронної пошти.
Рішення про відмову або відстрочку в задоволенні запиту реєструється, як вихідний документ в системі електронного документообігу FossDoc.
О.Ольховський, керуючий справами міськвиконкому.